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Asociación Iberoamericana para la Integración Social, INTEGRA
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Apostille, documento multilingue, proceso ordinario de legalización de documento público:

Apostille, documento multilingue, proceso ordinario de legalización de documento público:

Diferentes procesos de legalización de documentos públicos que serán presentados ante las autoridades públicas de otro Estado:

Existen distintos procedimientos de reconocimiento (legalización) de documentos públicos extranjeros en otro Estado, según el país de origen del documento, el tipo de documento y convenios a los que se encuentren subscriptos el país emisor y receptor del documento.

Si el Estado de origen no es parte de algún convenio de reconocimiento ya sea bilateral, multilateral, regional o parte de la Convención o Convenio de la Haya sobre Apostille, de no ser así, el documento debe ser legalizado mediante procedimiento ordinario, en la actualidad son pocos los países que no están subscripto el convenio de la Haya (Apostilla) y utilizan el procedimiento ordinario de legalización.

El procedimiento ordinario de legalización de un documento público originario de un Estado no subscripto a ningún convenio de legalización.

En este caso el documento debe realizar la cadena de reconocimiento de firmas, partiendo desde la entidad emisora del documento, la máxima autoridad firma validando la firma de la entidad inferior que emitió el documento, posteriormente el ministerio del interior validad la segunda firma, y el ministerio de relaciones exteriores hace los mismo con la del interior. En este punto el documento es enviado a legalizar al Ministerio de Relaciones exteriores del país donde será presentado, por ejemplo, en España las partidas de nacimientos, certificados penales, matrimonios, títulos universitarios, etc. deben ser legalizados por el ministerio de relaciones exteriores de España en Madrid (repito cunado no está subscrito a convenio de reconcomiendo alguno), para el caso de los pocos países que no se encuentren suscripto simplificado de Apostilla, o de origen Europeo para presentar en otro Estado Europeo.

Convenio de la Haya, Apostille : nace con la Convención de la Haya en octubre del año 1961 la cual subscribieron 78 países y posteriormente 32 países al convenio de la Apostille. En total se encuentran subscriptos 110 países en el mundo que realizan este procedimiento simplificado para legalizar un documento público de un Estado parte del convenio y que será presentado en otro que es parte del Convenio de la Haya sobre Apostille.

El documento posee un recorrido simplificado que pasa por tres procesos de reconocimiento de firmas y autenticidad del documento, ante la entidad superior que lo emite, posteriormente el ministerio del interior y el ministerio de relaciones exteriores, federal o que disponga el Estado emisor. El Ministerio de relaciones exteriores emite una estampa en el propio documento o adjunta un documento al original que es llamado Apostille.

En la actualidad España ya cuenta con un procedimiento digital de apostillado que permite su obtención de forma digital, proceso que se prevé será adoptado por los países de mayor emigración.

La función de la Apostille es darle autenticidad al documento público original que se pretende presentar en otro Estado que es parte del Convenio de Aportille.
Su función es dar veracidad y autenticidad a la firma, el sello estampado en el documento y el cargo que ocupa la autoridad que suscribe el documento.
Sin embargo, no implica que el contenido del documento sea correcto o que las autoridades competentes lo aprueben ante el supuesto caso de que su contenido sea insuficiente o indique error.

Documentos públicos con pleno reconocimiento entre los estados de la Unión Europea.
Mediante el Reglamento (UE) 2016/1191 por medio del cual se establece el procedimiento simplificado de reconocimiento de documentos entre los estaos de la UE con la finalidad de facilitar la libre circulación de los ciudadanos de la UE, simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos entre los estados de la Unión Europea.

Este procedimiento permite reducir los procesos burocráticos costosos que provocan demora en la obtención de los documentos públicos que se pretenden presentar ante las autoridades de un país distinto al de origen del documento. Mediante la supresión de la apostilla, simplificando los procesos de certificación y traducción. Los países de la UE pueden solicitar que se presente el documento público original o su copia certificada, pero nunca los dos.

Mediante este proceso se pretende reconocer la autenticidad del documento público y no el reconocimiento de su contenido o efectos. El proceso cumple la misma función que la apostilla, dar plena autenticidad al documento público ante las autoridades de otro estado miembro de la UE.

En el supuesto que el documento sea originario de algún país de la UE y se trata de un documento público reconocido por el Reglamento de simplificación de legalización, el documento lo único que necesita es ser emitido según las formas establecida por el reglamento, con formato bilingüe, o mediante certificado o documento original.

La legalización del documento demuestra lo siguiente:

  • Que el documento fue emitido por autoridad pública competente.
  • Que el documento fue emitido mediante formato autorizado por el país de origen del mismo.
  • Que las firmas y sellos del documento son auténticas.

Los documentos que están dentro de este procedimiento y de pleno reconocimiento en un tercer estado de la UE, entre otros, son los siguientes:

  • Documentos administrativos.
  • Actas notariales.
  • Sentencias.
  • Documentos consulares.
  • Partidas de nacimiento.
  • Partidas de defunción.
  • Acta o certificado de matrimonio.
  • Certificado de capacidad para contraer matrimonio o estado civil.
  • Acta de estado civil con inscripción de divorcio, sentencia de divorcio.
  • Sentencia e inscripción de anulación de matrimonio.
  • Certificado de inscripción de unión de hecho registrada y su cancelación.
  • Sentencia que acredita la filiación o adopción.
  • Documento que acredita o certifica el domicilio o la residencia.
  • Certificado que acredita la nacionalidad.
  • Certificado de carencia de antecedentes penales

La autoridad del Estado que recibe el documento no puede exigir la traducción del documento si el mismo está escrito en una de las lenguas oficiales de la UE. Tampoco puede exigir la traducción si el documento es un impreso estándar multilingüe, siempre que la información del documento sea suficiente para el proceso para el que fue solicitado.

Los impresos estándar multilingües solo pueden ser traducidos en circunstancias excepcionales.

Los impresos estándar multilingües disponibles son los siguientes:

  • Partida o inscripción de nacimiento.
  • Fe de vida, o documento que acredita que la persona está viva.
  • Inscripción o certificado de defunción.
  • Partida o inscripción de matrimonio.
  • Certificado de estado civil o capacidad para contraer matrimonio.
  • Certificado de inscripción de registro de pareja o unión de hecho.
  • Certificado o documento que acredita o residencia.
  • Certificado de ausencia de antecedentes penales.

Hasta la actualidad Reino Unido es parte de este reglamento, está obligado a emitir este tipo de documentos y reconocerlos de los estados partes de la UE, mientras sea parte de la UE.

Esta última información es válida mientras el Reino Unido se encuentre en el proceso de separación de la UE y su continuidad dependerá de lo que disponga el Reino Unido con la UE o los acuerdos celebrados al respecto.